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国考公文写作技巧:公务短信及微信的拟写与使用方法技巧-公务员考试网

2015-10-13 10:08:08 字号: | | 【 打印 】
  本期为各位考生带来了国考公文写作技巧:公务短信及微信的拟写与使用方法技巧。要想提高申论的分数,考生一定要做到以下几点:每天关注社会热点;学习申论高分范文的写作;掌握一些写作技巧。国家公务员考试网温馨提示考生阅读下文,相信能给考生带来一定的帮助。
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  公务短信的结构原则
  一条完整的公务短信由称谓、主题、内容、尾语、署名、日期组成。
  1.称谓恰当礼貌
  称谓要表达清楚接收方的身份,并体现礼貌原则。如果是给同事发公务短信,最好称呼具体人名,如“尊敬的×××女士/男士”,以示诚意和尊重;如果是给上级领导发会议通知,称谓最好表达为领导的姓氏加上他的职位,如“尊敬的李主任”;如果公司里恰好有两位主任都姓李,就要表达得更具体些,可以加上他所在的部门,如“尊敬的办公室李主任”。称谓恰当,沟通和传递信息的效果才会更好。
  2.首句反映主题
  在首句中即反映出主题,旨在帮助接收方及时高效地读取信息。在“短信时代”,人们享用着短信的巨大功能,也烦恼于短信诈骗和广告短信泛滥等“信骚扰”。公务短信倘若没有明确的主题,可能会被当作垃圾短信而忽略。
  主题归纳得当,并在首句中说明主题,便于接收方迅速知晓短信的大体内容,如“市场部××项目讨论会通知”,然后告知会议时间和地点,如“8月5日上午9:00,701会议室”。主题不明确会影响工作效率。比如一条首句为“通知”的短信,对发送方来说,会给今后的查询增加难度,影响查准率;对接收方来说,必须打开短信阅读后才能知道主旨内容,很不高效。
  3.内容简洁条理
  公务短信的正文可以参照事务性通知的写作模式,第一部分说明背景及目的,第二部分说明具体事项。在内容表述上应当做到以下两点:一是简洁明确。尽可能用一条短信容纳全部信息,减少短信往来次数。如果需要传递的信息有多项,宜分点阐述。内容表述不能有歧义,以免接收方按照自己的理解去办事。二是条理清楚。例如,某单位领导发短信给他的秘书小赵:“明天上午10∶00你去车站接一下李主任,另外把去年的工作总结给我看一下。署名:陈主席。”职场新手会立马回复:“好的,我立刻去办。”有三年工作经验的小赵是这样回复的:“尊敬的陈主席,来信收到。①明天上午9:30我到车站接李主任,接到后短信通知您;②去年的工作总结我已放在您的抽屉里。最近空气潮湿,您要注意腿部保暖。署名:小赵”。寥寥数十字,足见小赵做事的条理性。
  4.尾语按需设置
  如果是一般的祝福短信,宜在结尾处注明“无须回复”或“免回”,以避免不必要的回复。如果是比较重要的事情,可在结尾处注明“收到请回复,谢谢!”以确保信息传递到位。如果隔了较长一段时间还没有收到回复,有必要打个电话确认对方是否收到信息。特殊的公务短信比如通知,应使用专用尾语“特此通知”,以示规范和严谨。
  5.署名明确勿漏
  与一般的生活短信、娱乐短信不同,公务短信较为正式和规范,结尾处必须署名。若短信末尾没有署名,接收方又没有保存过发送方的号码,他就无从得知发送方是谁,也就失去了用短信传递信息的价值。
  6.附上发信日期
  普通公务短信的末尾最好附上日期,重要公务短信的末尾一定要附上日期,以免造成误解。因为手机短信的发送存在着不确定因素,有时可能会延迟。一旦发生延迟,并且接收方又比较粗心,就有可能弄错时间,由此耽误要事。
  公务短信的用语原则 :
  短信不同于电话,不能通过声音来传递情感,只能通过文字来表达,接收方则在字里行间揣摩发送方的语气和态度。因此发送公务短信时务必遵守礼貌、规范、温和三项基本原则。
  1.礼貌
  短信的开头应先致问候,一句“您好”就能让对方倍感亲切和自然。如果是在下班时间发送公务短信,最好在开头表示歉意,说明事情紧急,希望得到对方的谅解。结尾处加上一句“谢谢”,也是有礼貌、有修养的体现。
  2.规范
  拟写公务短信必须做到语言规范,不能含混表达。拟写前要先弄清短信的内容是什么,不同的内容所使用的格式以及语言也不同。如果是会议通知,最好使用通知的写作格式,才会显得正式和规范。若是一般的节日祝福,可在短信开头写上“尊敬的×××”。
  3.温和
  短信中的每一字、每一句都要让人感觉到你面带微笑,态度温和,娓娓而谈。只有让对方感觉舒适,才有助于沟通及工作的顺利开展。
  公务短信的内容规则 :
  使用公务短信的目的在于使公务联系变得快捷,因此公务短信的语言应简明扼要,内容应严谨规范,字数一般控制在一条短信之内,以便接收方快速读取信息。
  1.内容应与公务有关
  公务短信的内容必须与公务紧密相连,否则就失去了意义。尤其须注意的是,不能借公务短信发送垃圾信息或者广告。
  2.简明扼要,突出要点
  公务短信的拟写要力求务实,用最简明扼要的语言传递信息。比如,在开头讲一堆开场白,最后才说今晚要开会,不仅多此一举,而且影响工作效率;应直接说明开会的时间、地点、内容以及需要携带的物品等。此外,应突出要点,把要点放在最前面,然后再作具体说明,说明也必须与要点相关。
  3.切忌过于口语化
  公务短信虽然不必做到公文那样的正式、严谨,但毕竟事关公务,比一般的短信严肃、正规,因此语言表达切忌过于口语化,网络语言更应谨慎使用。比如网络语言“亲”会给人轻佻的感觉,不仅有损于单位的形象,也会影响接收方对短信的重视程度,妨碍工作的顺利开展。
  公务短信的使用规则 :
  1.发送时间恰当
  公务短信最好在工作时间发送,以保证接收方及时处理。早上8:00以前、晚上10:00以后最好不要发公务短信,因为短信提醒的响声或震动声会打扰对方休息。公务短信也不宜在周末发送,因为对方不可能有处理公务的积极性,很难保证信息的传递效果。如果遇到紧急情况必须发短信,应先致歉,再说明缘由。
  2.妥善处理接收延迟的情况
  接收延迟问题在手机短信中较为常见,因此,如果是比较重要的事情,最好请对方回复以确认收到,或者在短信发送之后致电对方询问接收情况。
  3.知悉短信发送限制
  短信能否完整顺利地发出,取决于运营商有何规则限制。有时短信内容涉及一些敏感字眼,可能会被过滤或屏蔽,导致对方无法收到。另外,如果短信内容超过70个汉字,应分成两条发送,一次性提交有可能出现超过字数部分丢失的问题。
  4.不得滥发短信
  公务短信应仅限于开展公务活动,使用人员必须遵守职业道德,不能利用工作之便滥发短信。要做到“三禁止”:禁止发送与公务无关的短信;禁止群发广告或非法信息;禁止对无关人员发送信息。
  5.谨防手机短信被人利用
  不法分子冒充政府、企事业单位发短信进行诈骗的现象层出不穷,因此对公务短信系统应指定专门人员负责,确保公务短信用于公务联系。各单位还应该对公务系统加大监管力度,加强对垃圾短信和虚假政务信息的过滤,发现违法苗头要及时跟踪,必要时应报案,以维护本单位的合法权益。
 
2016年国考复习用书

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